Derville Consultoria

Autor(a):  Scott Kirsner, executivo da AT&T – Darwin Magazine

Se você está tendo que enviar o mesmo e-mail repetidas vezes para que ele receba a atenção que merece, talvez sua mensagem precise ser escrita de maneira mais efetiva.

Siga as dicas abaixo e evite que seus e-mails sejam considerados apenas “mais um” e mandado para a lixeira juntamente com aqueles que prometem dinheiro fácil.

Principais regras:

1. Se você espera que seu e-mail seja lido até o final, ele não deve ser maior do que uma tela.

Ou seja, cerca de 25 linhas. Além disso, não escreva e-mails em um único e longo parágrafo.

2. Separe as idéias contidas na mensagem em parágrafos curtos, com espaços maiores separando um do outro.

Solicitando serviços ou favores.

3. Caso a mensagem tenha por objetivo pedir que o destinatário lhe faça algo, deixe isso explícito já na primeira ou segunda frase do e-mail.

Caso contrário, você não terá certeza de que o pedido será lido. Também não é má idéia encerrar a mensagem com a reiteração de seu pedido, mencionando ainda prazos, caso existam.

4. Jamais envie um e-mail sem título.

Algumas pessoas deixam o espaço para o título da mensagem em branco. Esse fato chega a ser constrangedor. Talvez as pessoas esperam que o destinatário abra a mensagem movido por sua curiosidade. No entanto, um título atraente fará com que a pessoa não só abra o e-mail como também responda a ele rapidamente. Títulos como “Importante” funcionam apenas nas primeiras vezes, ainda mais se seu conteúdo não for, de fato, importante.

5. Mensagens de recapitulação.

Se o seu e-mail tem por objetivo recapitular acontecimentos, como assuntos discutidos em uma reunião ou pendências, considere a utilização de números ou marcadores para separar cada item.

6. Gramática e pontuação.

Letras maiúsculas e pontuação apropriada são tão necessárias em e-mails quanto são nas tradicionais cartas enviadas pelos correios. Através de um e-mail, o destinatário pode ou não levá-lo a sério.

7. Evite também muitas abreviações.

Abreviações, sugerem intimidade ou imaturidade. Sugerem falta de seriedade, talvez uma “brincadeirinha” – coisas de adolescentes.

8. Sugestão de sites.

Ao enviar qualquer sugestão de site ou URL a ser visitada, certifique-se de que o link está correto. Assim, você facilita o acesso da pessoa ao endereço. A melhor coisa a fazer, nesse caso, é colocar a URL em uma linha separada, evitando pontuação imediatamente anterior ou posterior a ela – isso poderá dar erro no link, impossibilitando que um simples click leve o destinatário ao endereço sugerido.

9. Respostas rápidas.

É sempre bom configurar o software para que ele encaminhe a mensagem original quando for respondê-la ao remetente. Assim, no caso de a resposta ser um simples sim, ou não, ele saberá a que se refere. Na hora de responder, porém, é importante colocar a resposta no topo da mensagem e não ao seu final.

10. Perdido no tempo.

Certifique-se de que seu computador e o servidor de e-mails de sua empresa estão com a data e horário corretos. Mensagens com datas e horários errados podem aparecer em um lugar da caixa de entrada do destinatário em que ele nem a veja.

11. Assinatura.

Configure sua assinatura com os dados básicos, nome completo e contatos. Evite detalhes irrelevantes.

12. Privacidade é ilusão.

Nunca assuma que a única pessoa que terá acesso ao e-mail enviado é a pessoa para quem ele realmente foi enviado. Poucos sistemas de e-mail são completamente seguros. Além disso, ninguém está imune aos famosos “xeretas”. Se você precisa falar algo realmente confidencial, diga-o pessoalmente.